Ümumi şöbə Azərbaycan Dövlət Mədəniyyət və İncəsənət Universitetinin sənəd dövriyyəsinin təşkili və tənzimlənməsində əsas struktur şöbələrdən hesab olunur.
Müxtəlif illərdə fərqli adlarla fəaliyyət göstərmiş şöbə, Universitetin 15.09.2015-ci il tarixli, 45 nömrəli əmrinə əsasən, Ümumi şöbə adı altında fəaliyyətini davam etdirir. Müxtəlif illərdə şöbəyə Sədaqət Əlixanova, Lalə Səlimova və Səyavuş Məhişov rəhbərlik etmişlər. Hazırda şöbəyə Mirzəyeva Aygül Telman qızı rəhbərlik edir.
Şöbənin fəaliyyətinin əsas məqsədi Universitetdə kargüzarlıq işinin, sənəd dövriyyəsinin, vətəndaşların müraciətlərinə baxılmasının və arxiv işinin təşkilinin təkmilləşdirilməsini təmin etməkdir. Bu məqsədlə şöbə Universitetin struktur bölmələrinin qeyd olunan sahələr üzrə fəaliyyətinə əməli və metodiki rəhbərliyi həyata keçirir, təsdiq olunmaq üçün rəhbərliyə təqdim edilən sənədlərin tərtibat keyfiyyətini yoxlayır, mərkəzi və yerli icra hakimiyyəti və idarəetmə orqanlarından, ali təhsil müəssisələrindən, ictimai təşkilatlardan, hüquqi və fiziki şəxslərdən daxil olan sənədləri qəbul edir və qeydə alır. Həmçinin şöbə rəhbərliyin sərəncam və əmrlərini rəsmiləşdirir, müvafiq struktur bölmələrinə göndərir və sənədlərin icrasına nəzarəti təmin edir, sənədlərin məxfiliyinin qorunmasını, eləcə də elektron sənəd dövriyyəsi sistemi vasitəsilə daxil olan sənədlərin qeydiyyata alınmasını təmin edir. Ümumi şöbə Universitetdə elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin səmərəli və fasiləsiz fəaliyyətinin təmin edilməsi, sənədlərin elektron formada qəbulu, qeydiyyatı, emalı, hərəkətinin izlənilməsi istiqamətində müvafiq tədbirlər görür. Eyni zamanda, elektron sənədlərin vaxtında və düzgün icrasına nəzarət edir, icra müddətlərinin izlənilməsini, gecikdirilmiş və icrası tamamlanmamış sənədlər üzrə müvafiq tədbirlərin görülməsini təşkil edir. Elektron sənəd dövriyyəsi sistemində sənədlərin düzgün rəsmiləşdirilməsi, elektron qeydiyyat məlumatlarının tam və dəqiq daxil edilməsi, sənədlərin aidiyyəti üzrə təsnifləşdirilməsi və sistemləşdirilməsini icra edir.
2024-cü ildən etibarən Universitetin arxivi Ümumi şöbənin strukturuna daxil edilmişdir. Şöbə Universitetin arxiv sənədlərinin komplektləşdirilməsini, qeydiyyatını, mühafizəsini və istifadəsini təşkil edir.
Ümumi şöbədə aparıcı mütəxəssis vəzifəsində Həşimova Sənubər İlqar qızı, mütəxəssis vəzifəsində Əskərli Aynur Sərvaz qızı, çapar vəzifəsində Əhmədova Samirə Əkrəm qızı, aparıcı arxivçi vəzifəsində Səmədli Aylin Sadiq qızı, arxivçi vəzifəsində isə Şirməmmədli Gülər Qoçaq qızı çalışırlar.